50 Años de Compromiso con la Vida
Introducción
El Laboratorio de Hemoderivados es un Laboratorio Farmacéutico Público sin fines de lucro que pertenece a la Universidad Nacional de Córdoba (UNC).
Elabora Fármacos Inyectables, derivados de Tejidos Oseos y Medicamentos Hemoderivados que tratan complejas enfermedades que pueden afectar de manera significativa la calidad de vida de las personas.
Desde sus orígenes se propuso perseguir un valioso fin social: Mejorar la accesibilidad de medicamentos de alto valor terapéutico a la sociedad. Su compromiso es un Compromiso con la Vida.
El 21 de Mayo de 1964 el Presidente Arturo Illia firmó el Decreto 3681/64 con el objeto de instalar una planta de medicamentos derivados del plasma. Convencido del claro objetivo social del proyecto el Presidente Illia donó sus fondos reservados para la construcción de este laboratorio bajo la órbita de la UNC.
El Laboratorio cuenta hoy con un equipo de 260 empleados entre profesionales, técnicos y operarios altamente calificados.
A 50 años de su creación es un protagonista clave del Sistema de Salud Nacional y Regional:
- Es una Institución Pública Innovadora que posee un Modelo de Gestión Eficiente, Transparente y Sustentable. Se autofinancia económica y financieramente en un 100%.
- Es la Única planta del País que elabora Medicamentos Hemoderivados y la más grande y moderna de América Latina.
- Es Líder del Mercado Nacional con una participacion superior al 50%, elabora mas de 50 medicamentos y exporta a 5 países de America Latina.
- Genera un Valioso Impacto Social, ya que actúa como Regulador de Precios del Mercado, Sustituye Importaciones, elabora Medicamentos Huérfanos y dona medicamentos a personas sin recursos.
Una institución diferente se propuso celebrar sus 50 años de manera diferente
El Laboratorio de Hemoderivados es un rara avis en el ámbito de las Instituciones Públicas de América Latina. Representa una simbiosis poco vista entre Gestión Pública, Eficiencia, Transparencia, Innovación, Sustentabilidad Económica y Compromiso Social.
Es una Institución Pública diferente y sus 50 años debían celebrarse de manera diferente. En este sentido nos propusimos festejar Sorprendiendo, Emocionando y Agradeciendo a nuestros invitados.
Objetivos del Evento
- Celebrar los 50 años del Laboratorio de Hemoderivados con un evento de Alto Impacto que fortalezca el sentido de pertenencia de los públicos objetivos.
- Comunicar en un mismo evento la Historia, Evolución y Valores institucionales.
- Generar repercusión en Medios Masivos de Comunicación para que la sociedad conozca y valore el importante rol social que tiene el Laboratorio en la Region.
Públicos Objetivos
- Empleados / Ex Empleados
- Pacientes / Donantes
- Personalidades destacadas de la historia
- Autoridades de la UNC, Municipales, Provinciales y Nacionales
- Comunidad Médica
- Instituciones afines
- Medios de comunicación
- Distribuidores / Proveedores
- Comunidad en general
Ejecución del Plan
1) LA PREVIA DEL EVENTO
a) Planificación:
Nos propusimos realizar un evento que implicaba un enorme desafío institucional y profesional, que requería de una exigente planificación y ejecución. El equipo de gestión del Laboratorio no contaba con la experiencia y la estructura necesaria para encarar este tipo de proyectos, por lo que debimos planificar cada detalle para cumplir con las expectativas planteadas inicialmente.
El Master Plan comenzó a desarrollarse cinco meses antes del evento, auque algunas de las tareas se iniciaron un año antes como la redacción del Libro sobre la Historia del Laboratorio. Elaboramos un Project con más de 250 actividades con sus responsables, tiempos y fechas límites de ejecución que se debían respetar para llegar en condiciones al evento.
Para lograr mayor participación y compromiso se conformó un Equipo de Trabajo con personal de distintas áreas del Laboratorio. Esto nos permitió además mejorar la coordinación, logística y administración de las actividades del Evento.
b) Gestión Administrativa:
Al pertener a la Universidad Nacional de Córdoba, el Laboratorio debe trabajar bajo la normativa legal que rige al sector público para la contratación y compra de productos y servicios. Por este motivo y asegurando la transparencia del trámite se elaboraron diversos pliegos licitatorios para contratar y/o comprar desde la folletería que se iba a entregar hasta la Productora que iba a ayudarnos a organizar el evento.
c) El día del Evento:
El decreto de creación del Laboratorio se firmó el 21 de Mayo de 1964. Por eso decidimos realizar el festejo el Miércoles 21 de Mayo de 2014, a 50 años exactos de su creación.
d) El Lugar del Evento:
Elegimos que el festejo se realizara en el mismo predio del Laboratorio ya que brindaba la posibilidad de que los invitados percibieran el crecimiento exponencial que experimentó la planta en los últimos años.
El Laboratorio no cuenta con un lugar techado con capacidad para 600 invitados, por lo que decidimos contratar una carpa ubicada al lado de la obra que se iba a inaugurar. Para poder instalar la carpa debimos gestionar el desplazamiento del cerco perimetral del Laboratorio con la Secretaría de Planeamiento de la UNC.
e) Parquización:
El edificio y espacios verdes debían estar impecables. Se renovó el parquizado dentro y fuera del Laboratorio y se abrieron caminos internos para la circulación de los invitados.
f) Acondicionamiento de las fachadas del Laboratorio:
Se pintaron con los nuevos colores institucionales (azul y gris) las fachadas de todos los sectores del Laboratorio.
g) Estacionamiento:
Se acondicionó el estacionamiento del Laboratorio para las autoridades protocolares y se gestionó la disponibilidad de otros espacios dentro de la Ciudad Universitaria para los demás invitados.
h) Plan de convocatoria y confirmación de invitados:
Confeccionamos una base de datos con más de 1.000 invitados. Conformamos un Equipo de Call Center Interno con voluntarios de distintas áreas del Laboratorio. Diseñamos un Plan de Convocatoria y se creó un centro de llamadas en el área de Mkt y Comercializacion. Se capacitó al personal asignado a la tarea.
Las invitaciones se cursaron dos meses antes vía correo electrónico, a excepción de las autoridades de la UNC, municipales, provinciales y nacionales a quienes se les enviaron tarjetas impresas a través de la oficina de Protocolo de la UNC. Esta anticipación contemplaba que muchos de los invitados provenían de otros países y de otras provincias por lo que debían coordinar su traslado con antelación.
Una vez enviada la invitación digital se realizaron cinco instancias de llamados telefónicos para confirmar la recepción de la invitación primero y la asistencia al evento posteriormente.
i) Piezas de Comunicación:
Para poder transmitir y comunicar de manera efectiva la Historia, Evolución y los Valores Institucionales del Laboratorio tuvimos que desarrollar un Plan de Comunicación Integral que nos permitiese llegar a todos nuestros públicos.
1. Logo 50 años:
Diseñamos un logotipo de los 50 años que se utilizó en los diferentes soportes tanto del evento como en otras piezas de comunicación institucional.
2. Web institucional:
Rediseñamos la web institucional para mostrar al Laboratorio en toda su dimensión y el impacto de los 50 años transcurridos.
3. Libro “50 años de compromiso con la vida”:
Decidimos escribir un libro que contara la Historia del Laboratorio, lo llamamos “50 años de compromiso con la vida”.
4. Publicidades institucionales:
Diseñamos nuevas publicidades para los espacios que teníamos en medios locales de comunicación.
5. Comunicación interna:
Para generar expectativa e involucrar al personal con el festejo, se diseñó una acción específica para el público interno. 50 días antes del evento comenzamos a difundir distintas piezas de comunicación que mostraban en imágenes la Historia, la Evolución y los Valores del Laboratorio.
6. Otras piezas para el evento:
Previo al evento se diseñaron y produjeron las piezas necesarias para el mismo: Señalética Externa, Señaletica Interna, Video de los 50 años, Video de la Nueva Planta de Formulación Final de Hemoderivados, Panelería, Túnel kinect, Folletería y Merchandising.
2) DESARROLLO DEL EVENTO: Viviendo los 50 años desde la experiencia de los invitados.
La convocatoria estaba prevista para el Miercoles 21 de mayo de 2014 a las 18:30. Logramos cumplir con nuestro objetivo de participación: 600 asistentes.
A continuación se hace una descripción del evento desde la experiencia del Invitado a través de los distintos momentos que diseñamos para Sorprenderlo, Emocionarlo y Agradecerle.
Momento 1: Ingreso al Predio del Laboratorio
En las áreas de acceso al Laboratorio se colocaron tótems lumínicos que indicaban la zona de estacionamiento y el ingreso principal. En el estacionamiento contábamos con personal que coordinaba el mismo.
El ingreso al evento era la entrada principal del Laboratorio. Se decoró e iluminó el pórtico de ingreso y la parquización circundante para generar una impresión distinta a la habitual. Ya no era el ingreso al Laboratorio era el ingreso a la Celebración de los 50 años de la Institución.
Momento 2: Acreditación
Una vez atravesado el pórtico principal del Laboratorio, los invitados ingresaban a una carpa techada en donde habíamos dispuesto siete puestos para acreditaciones. Uno de ellos estaba destinado a la acreditación de autoridades. La cantidad de puestos y el personal altamente capacitado aseguraron que no se generen colas y demoras en esta etapa.
Momento 3: Túnel de la Historia
Una vez acreditados, los invitados continuaban el recorrido por un pasillo que llevaba al “Túnel de la Historia”. El mismo consistía en un recorrido por 15 paneles dispuestos de forma consecutiva que conformaban un túnel de 20 mts de largo. En cada panel se presentaban los hitos más importantes de nuestro Laboratorio organizados por década e ilustrados con las imágenes más representativas de cada época. Este espacio invitaba a realizar un repaso por la Historia del Laboratorio visualizando de manera gráfica la Evolución y los Valores de la institución.
Momento 4: Fotografía de los Invitados
Luego de atravesar el “Túnel de la Historia” cada invitado era recibido por un fotógrafo que les tomaba una fotografía individual o de a grupos. Cada fotografía se utilizaría para conformar una trama de caras que luego se proyectaría en la pantalla gigante ubicada en la carpa principal del evento.
Momento 5: Túnel Tecnológico: Túnel Kinect.
Luego de tomarse la foto y previo al ingreso a la carpa principal, los invitados debían atravesar el Túnel Kinect. En una de las paredes del túnel habíamos colocado 8 televisores LED que conformaban una pantalla continua y unas cámaras especiales que captan y replican en las pantallas LED los movimientos y las figuras de las personas. El efecto que genera este tipo de tecnología es muy sorpresivo y adictivo, ya que la persona ve su sombra conformada por millones de figuras geométricas moviéndose al unisono con los movimientos que esta realiza. El desarrollo de esta aplicación se hizo ad hoc para este evento.
En este momento se buscaba trasmitir por un lado la Evolución que había experimentado el Laboratorio en todos estos años y por el otro Sorprender gratamente al invitado antes de ingresar a la carpa principal.
Momento 6: Ingreso a la Carpa Principal
La carpa principal constaba de una estructura de 20 x 20 mts con capacidad para 600 personas. Además se agregó una carpa adicional para la recepción de las máximas autoridades. Contábamos con un sector de sanitarios VIP que incluía baño para discapacitados y sectores para cocina y sonido.
Se dispuso un escenario central con una Pantalla LED de alta definición de 12 x 2.5 mts que ocupaba todo el fondo del escenario. Se colocó otra pantalla más pequeña en el centro de la carpa a la altura del techo para que se pudiesen apreciar desde cualquier ubicación las proyecciones que teníamos previstas.
La decoración y el mobiliario permitió transformar la carpa en un espacio de jerarquía que hiciese sentir al invitado una persona especial e importante viviendo un momento único.
Al ingresar a este espacio una promotora les colocaba un pin con la leyenda “ 50 años de compromiso con la Vida” y les entregaba un folleto que replicaba la línea histórica expuesta en el “Túnel de la Historia”.
En la pantalla gigante se proyectaba una trama con cada una de las fotos que se habían sacado previamente los invitados. En el medio de dicha proyección se encontraba el logo de “50 años de compromiso con la Vida”. Las fotos iban girando para darle movimiento y dinamismo a la pantalla y para que el invitado “juegue” a buscarse en dicha trama.
Con esta acción nos propusimos mostrar que los 50 años del Laboratorio fueron posibles gracias a todas esas personas que conformaban la trama. Este sistema de fotografía y conformación de la trama en tiempo real también se desarrollo ad hoc para este evento.
El servicio de catering estaba preparado para atender a los invitados desde el momento en el que ingresaban a la carpa principal.
Momento 7: Video Emotivo de los 50 años del Laboratorio.
Una vez que los invitados se ubicaron en sus lugares, se apagaron todas las luces de la carpa, comenzó una cuenta regresiva de 10 segundos en la pantalla gigante y se proyectó un video emotivo realizado especialmente para esta celebración. El video comienza con los orígenes del Laboratorio, presenta a través de una línea de tiempo los logros alcanzados a lo largo de estos 50 años, sigue con un Manifiesto sobre los Valores y Principios que guían el accionar de esta institución y termina con la imagen de una nena sonriendo y con la leyenda “Gracias por ser parte de esta historia”, haciendo alusión a todos los invitados presentes.
Momento 8: Discursos y entrega del libro “50 años de compromiso con la vida”
A continuación del video dieron sus mensajes el Rector y la Vicerrectora de la UNC y la Directora Ejecutiva del Laboratorio. Luego se hizo entrega del libro “50 años de compromiso con la vida” a personas que participaron del proyecto original del Laboratorio, a familiares del ex Presidente Illia, al donante de plasma con mayor cantidad de donaciones y a los representantes de los países con los que el Laboratorio tiene convenios institucionales.
Momento 9: Inuaguración Nueva Planta de Formulación Final de Hemoderivados
Hacia el final del acto protocolar se procedió a la inauguración de una de las obras más importantes ejecutadas en los últimos años. En la Pantalla gigante se emitió un video sobre la Nueva Planta de Formulación Final de Hemoderivados y el Plan de Expansión iniciado en 2007. Al finalizar el video, el locutor invitó a las máximas autoridades a realizar el corte de cinta, el descubrimiento de placa y un recorrido por las nuevas instalaciones. El resto de los invitados siguió la inauguración y las imágenes de la nueva planta por circuito cerrado.
Momento 10: Show de Cierre
Al finalizar el recorrido por la nueva planta, mientras los invitados interactuaban y disfrutaban de un ambiente cálido y distendido, de manera insesperada un grupo de artistas vestidos como si fuesen invitados sorprendió a todos cuando comenzaron a cantar el “Himno a la Alegría”. Primero se escuchó una voz y luego se fueron sumando otras que confluyeron en el escenario para dar el cierre a la canción. Elegimos como show de cierre este formato denominado Flashmob para sumar otro momento de Sorpresa y Emoción a todo lo ya realizado.
Al terminar el Show en la Pantalla gigante se volvió a mostrar la trama conformada por las fotos de todos los invitados con la Leyenda: “Gracias por ser parte de esta historia”.
Momento 11: Festejo Espontáneo
Hacia el final del evento los empleados del Laboratorio comenzaron a bailar de manera espontánea y le cantaron a capela el cumpleaños al Laboratorio. Se generó un verdadero clima de alegría y orgullo en todo el personal de la Institución que se hizo extensivo al resto de los invitados.
3) POST EVENTO
a) Gestión de Prensa: El Laboratorio en los Medios
En el marco de los 50 años del Laboratorio nos propusimos estar presentes en los medios para dar notoriedad y difusión al rol protagónico del Laboratorio en el campo de la salud nacional y regional. Para ello realizamos las siguientes acciones:
- Los días previos al evento y hasta una semana después estuvimos presentes con media página de publicidad en La Voz del Interior y Día a Día, los diarios locales con mayor tirada.
- El día posterior al evento publicamos en La Voz del Interior una página especial dedicada al Laboratorio, mostrando sus logros y proyectos.
- Tuvimos presencia con un banner en la web de La Voz del Interior durante todo el mes de mayo, mes del 50 aniversario.
- Realizamos gestión de prensa con diferentes medios de Córdoba y otras provincias del país.
- Desarrollamos un spot institucional junto a la Pro Secretaría de Comunicación de la UNC que se emitió durante el mes de mayo en Canal 10, Radio Universidad y Nuestra Radio.
b) Acción de Fidelización: “Gracias”
Días después del evento enviamos por correo electrónico a toda la base de invitados una tarjeta digital que tenía la leyenda “Gracias por ser parte de esta historia”. La frase estaba escrita sobre una trama conformada por las fotos tomadas a los invitados el día del evento y que se proyectaban en las pantallas de la carpa principal. En el mismo correo enviamos un link a la web del laboratorio donde creamos una galería de imágenes del evento.
Evaluación del Evento
La celebración del 50 aniversario del Laboratorio de Hemoderivados excedió las expectativas y los objetivos planteados inicialmente.
A nivel de repercusión mediatica y reconocimiento general podemos mencionar lo siguiente:
- 19 notas en Prensa Gráfica.
- 12 notas en Prensa Digital.
- Notas televisivas en los 3 canales de aire de Córdoba.
- Entrevistas radiales en emisoras de alcance Nacional.
- La Honorable Cámara de Diputados de la Nación declaró el beneplácito por la Labor realizada del Laboratorio en Ciencia, Innovación y Salud en sus 50 años de Vida.
- La Legislatura de la Provincia de Córdoba realizó un homenaje al Laboratorio de Hemoderivados, entregando a sus Directivos una placa en reconocimiento a la Labor realizada en estos 50 años de vida.
Y lo más importante:
Las devoluciones recibidas por parte de los invitados que asistieron al evento nos demostraron que logramos “tocar” una fibra emocional en ellos, logramos activar un sentimiento de orgullo genuino por la satisfacción de un sueño alcanzado, no sólo nuestro, de todos. Logramos hacerlos parte de esta Historia.
A continuación algunas de las frases de nuestros invitados que reflejan este punto:
“(…)Ver crecer al laboratorio y enorgullecerme de ser allegada, amiga… de poder decir que es nuestro, que es argentino, que contribuimos a su actividad”. Directora del Banco Regional de Sangre de la Provincia de Tucumán.
“Gracias a todos por darnos un motivo, otro más, para hacernos sentir orgullosos de ser argentinos”. Directora del Instituto de Hemoterapia de la Provincia de Buenos Aires.
“Queremos hacer llegar a uds. nuestro saludo por este 50 aniversario. Destacando el orgullo de su labor y de formar parte de tan prestigiosa entidad”. Servicio de Hemoterapia de Galvez.
“Gracias por hacernos sentir partícipes de este logro y permitirnos acompañarlos”. Sidus SA. Bs As
“Nos unimos al festejo de los 50 años del Laboratorio y compartimos la alegría con la que Ud. nos recibiera ayer, en el acto de celebración de este significativo acontecimiento, que nos enorgullece como argentinos”. Fundación de la Hemofilia de Buenos Aires.
“Pequeños y grandes granos de arena forman una playa. ¡Así se construye el país!. Ex empleada.
“Hemoderivados constituye un ejemplo de Laboratorio de Producción Pública en el que todos queremos vernos reflejados”. Directorio Laboratorio de Especialidades Medicinales S.E.
“50 años de compromiso con la vida los ha de llenar de legítimo orgullo y satidfacción por los avances, logros y planes consolidados, sobre todo por que han sido fieles a quienes fomentaron la idea de establecer una institución como la vuestra. Uds. son para América Latina la CREDIBILIDAD y CONFIANZA en Hemoderivados” Hemocentro Regional de Maldonado, Uruguay.
“Los verdaderos y buenos principios, acompañados de esfuerzo y compromiso traen muchas recompensas como las que uds han recibido”. Centro Regional de Hemoterapia de Salta.
“Estoy todavía impactado por la envergadura de la institución que han alumbrado los cordobeses para toda la Nación, la potencia de modelo que representa (hoy tan escaso), y el ejemplo que desde allí tiene que difundirse a todos los argentinos”. Asociación Argentina de Hematología e Inmunoterapia”.
Algunos comentarios de nuestros empleados: “¡Lo que viví en Hemoderivados no lo viví en otro lugar! “Muchas gracias por hacernos sentir parte”; “Fue nuestra fiesta”; “Me siento orgulloso de trabajar en este laboratorio”; “Me emocioné mucho, se me puso la piel de gallina y se me llenaron los ojos de lágrimas.Cuado ví a mis compañeros, me di cuenta que estaban tan emocionados como yo.”.
Logramos sorprender, pudimos emocionar y nos permitimos agradecer.
